مسؤول المرسلات التجارية
- مؤسسة المنصور
- صنعاء
وصف الوظيفة
الوظيفة: مسؤول المراسلات التجارية
فترة الدوام: فترة مسائية
مكان العمل: اليمن، صنعاء، البوابه الجنوبيه معلب الثورة جوار سوبر ماركت سيتي سبورت
تاريخ النشر: 27/3/2022
تاريخ الانتهاء: 20/4/2022
الغرض من الوظيفة:
يوجه العمليات التي تشمل تخطيط المشتريات ومستلزمات المواد الغذائية بما يضمن ان كل خطوة تعمل بشكل فعال لتجنب التأخيرات المكلفة والمبيعات المفقودة.
المهام الوظيفية لوظيفة أخصائي مراسلات التجارية:
• استقبال مكالمات الطوارئ وغير الطوارئ وتسجيل معلومات الضرورية.
• معالجة المشاكل والطلبات من خلال تقديم المعلومات والحلول المناسبة.
• استقبال وإرسال الطلبات للمنتجات ومتابعة عمليات التسليم.
• إعطاء الأولوية للمكالمات وفقًا للاحتياجات والأهمية.
• مراقبة مسار وحالة الوحدات الميدانية لتنسيق وتحديد أولويات جدولها الزمني.
• تزويد الوحدات الميدانية بمعلومات حول الطلبات وحركة المرور والعقبات والمتطلبات.
• إدخال البيانات في نظام الكمبيوتر والحفاظ على سجلات المكالمات والأنشطة وغيرها من المعلومات.
• الحفاظ على الملفات والسجلات ومتابعة أنشطة المراسلات.
• إنشاء رسائل رداً على مراسلات تتعلق ببنود تتعلق بالطلبات المتعلقة بالبضائع أو مطالبات الضرر أو طلبات معلومات الائتمان أو الحسابات المتأخرة أو الفواتير غير الصحيحة غير المرضية.
• جمع السجلات ذات الصلة بمشاكل محددة، واستعراضها للتأكيد من اكتمالها ودقتها، وإرفاق السجلات للمراسلات عند الضرورة.
• اللغة الإنجليزية – معرفة بنية ومحتوى اللغة الإنجليزية بما في ذلك معنى وهجاء الكلمات وقواعد التكوين النحوي. الكتابية – معرفة الإجراءات الإدارية والكتابية وأنظمة مثل معالجة النصوص، وإدارة الملفات والسجلات، والنسخ وتصميم أشكال، وغيرها من الإجراءات والمصطلحات المكتبية.
• متابعة بورصة أسعار المواد.
• متابعة وصول البضاعة إلى الميناء.
• متابعة التخليص الجمركي إلى حين وصول المواد إلى المخازن.
• إعداد ومتابعة كافة المراسلات التجارية مع الموردين والمتعلقة بعروض الاسعار والمواصفات والتسهيلات ونماذج المواد المطلوبة للشراء وتثبيت الطلبيات وشروط الشحن والتسليم والأوراق اللازمة للتخلص الجمركي ونحوها لحين إتمام عمليات الشراء واستلام البضاعة.
• البحث عن موردين خارجيين ومحليين للمواد للموارد الأولية وبعض الآلات من خلال الكتالوجات والإنترنت والمعارض وكافة وسائل الاتصال المتاحة.
• التأكد أن المواد المستلمة مطابقة للمواصفات المطلوبة بالاشتراك مع لجنة الفحص والاستلام. وضع خطة الالتزامات المالية المتعلقة بالمشتريات بالتنسيق مع المالية.
• التفاوض لما يخص عمليات الشراء وتحرير اتفاقيات توريد وشراء البضاعة والطلبيات حسب احتياج الشركة ومراجعتها ورفعها للاعتماد.
• الاشراف على عمليات استلام المواد الواردة من المصدر بعد فحص المواد الأولية من لجنة الفحص والاستلام.
• الإشراف على عمليات صرف المواد حسب طلب الصرف من الأشخاص المخول لهم في اللائحة.
• متابعة فريق إدارة المشتريات الخارجية.
• متابعة العمل منذ بدء الطلب حتى بدء الشحن ووصول البضاعة.
• التحاور والنقاش مع العملاء وأخذ جميع تفاصيل الطلبات للبضائع المطلوب استيرادها ووقت التسليم وشروطه والكميات المطلوبة.
• كتابة بنود وشروط العملاء وتحويلها لمحامي الشركة ممن اجل صياغة العقود.
• المتابعة عبر المراسلات لعملية التصنيع والمواصفات والشحن الآمن في حاويات مخصصة وموعد وصول البضاعة والاستلام.
المهارات اللازمة لوظيفة أخصائي مراسلات:
• اجادة التعامل مع برامج مايكروسوفت برامج المراسلات.
• مهارات التخطيط التحليلية القوية.
• مهارات عالية في التفاوض والمفاضلة بين الموردين.
• القدرة على المراسلات التجارية والتعامل الموردين.
• مهارات في انظمة الجودة الخاصة بالمخازن والمشتريات.
• القدرة على الكتابة السريعة والدقة في إدخال البيانات.
• معرفة إجراءات توجيه المكالمات وحالات الطوارئ.
• القدرة على ترتيب المهام وتنظيم الوقت.
• امتلاك مهارات الاستماع والتواصل بشكل مميز.
• القدرة على تقديم الحلول المناسبة في الوقت المناسب.
• إعداد المراسلات التجارية.
• تجميع البيانات والوثائق.
متطلبات العمل في وظيفة اخصائي مراسلات:
• الحصول على شهادة درجة البكالوريوس.
• خبرة لا تقل عن 10 سنوات في مجال المراسلات التجارية.
• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة.
القدرات والمهارات الشخصية:
1- الانضباط في المواعيد.
2- التركيز والمنطقية في التفكير.
3- اللباقة في الحديث وبشاشة الوجه.
4- حسن الاستماع والفهم وإدراك المواقف بوعي وتركيز.
5- حسن المظهر والأناقة.
6- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة.
7- التعامل مع الانترنت بشكل ممتاز.
8- احترام لوائح العمل.
9- تحمل ضغوطات العمل.
ليست هناك تعليقات